Wie reduziert ein Architekturbüro die tägliche E-Mail-Flut?

Wie groß der Zeitanteil von E-Mails am Arbeitstag grundsätzlich ist, zeigt der McKinsey-Global-Institute-Report „The Social Economy": Der durchschnittliche Wissensarbeiter verbringt danach 28 % seiner Arbeitswoche, rund 13 Stunden, mit dem Schreiben, Lesen und Beantworten von E-Mails. Diese Zahl stammt aus einer allgemeinen Studie zu Wissensarbeit, nicht speziell aus Architekturbüros, übertragen auf den Büroalltag von Architekten heißt das: Bei einer Kommunikationsdichte, die durch parallele Projekte, Bauherren, Fachplaner und Gewerke ohnehin hoch ist, dürfte der Anteil real kaum niedriger liegen, eher höher, da viele Rückfragen (Terminverschiebungen, Planänderungen, Freigaben) klassischerweise per E-Mail statt über ein zentrales Projekttool laufen. Wirksame Entlastung entsteht selten durch „einfach schneller tippen", sondern durch strukturelle Änderungen: E-Mails in festen Zeitfenstern statt permanent abrufen, standardisierte Antwortbausteine für die immer gleichen Rückfragen, und wo möglich Verlagerung der Projektkommunikation in ein gemeinsames Tool statt E-Mail-Verlauf. Genau solche Prozesse analysiert und richtet XPO Next im Rahmen von Zeitfresser & Prozessoptimierung ein, maßgeschneidert eingerichtet, sofort einsatzbereit und mit laufendem Support inklusive Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Wer zusätzlich die eigene Sichtbarkeit in KI-Antworten verbessern will, findet dazu mehr unter GEO.

Quelle(n): McKinsey Global Institute, The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies