Was kostet Sie die Routine heute?
Schätzen Sie, wie viele Stunden Ihr Team pro Woche mit Protokollen, Mails, Angeboten und Ablage verbringt.
Das sind rund 2.300 € im Monat oder 27.600 € im Jahr.
Gerechnet mit 46 Arbeitswochen im Jahr. Wie viel davon sich automatisieren lässt, klären wir in der Zeitfresser-Analyse.
Wo verlieren Büros die meiste Zeit?
In fast jedem Büro, das Projekte abwickelt, tauchen dieselben Zeitfresser auf. Allein E-Mails kosten Wissensarbeiter laut McKinsey Global Institute im Schnitt 28 Prozent der Arbeitswoche, rund 13 Stunden.
- Protokolle: Besprechungen werden mitgeschrieben, danach abgetippt, nachgebessert und verschickt.
- Mailflut: Rückfragen, Abstimmungen und Unterlagen kommen über viele Postfächer und gehen dort unter.
- Angebote: Jedes Angebot beginnt fast von vorn, obwohl ähnliche Projekte schon gerechnet wurden.
- Dokumentation: Fotos, Mängel und Notizen landen verstreut und werden abends zusammengesucht.
- Wissen suchen: Wo stand noch mal die Absprache vom letzten Jahr? Die Antwort liegt irgendwo in Ordnern und Mails.
Was automatisieren wir konkret?
Wir bauen keine Software von Grund auf, sondern verbinden KI mit den Programmen, die Sie schon nutzen. Typische Beispiele:
- Aus der Aufnahme oder den Notizen einer Besprechung entsteht ein Protokollentwurf in Ihrer Vorlage.
- Eingehende Mails werden nach Projekt sortiert, und für Standardfragen liegt ein Antwortentwurf bereit.
- Ein neues Angebot wird aus Vorlagen und vergleichbaren früheren Projekten vorbefüllt.
- Ein Projektgedächtnis beantwortet Fragen wie „Was haben wir mit dem Bauherrn zur Fassade vereinbart?“ aus Ihren eigenen Unterlagen.
Wie läuft die Analyse ab?
- Erstgespräch, 30 Minuten: Sie schildern, wo es hakt. Wir sagen ehrlich, ob sich eine Automatisierung lohnt.
- Zeitfresser-Analyse: Wir sehen uns zwei, drei Abläufe genau an und rechnen aus, wie viele Stunden sie im Monat kosten.
- Umsetzung: Wir richten die Lösung ein, testen sie mit Ihren echten Fällen und zeigen Ihrem Team, wie sie funktioniert.
- Betreuung: Wir bleiben Ansprechpartner, passen an und messen nach, wie viel Zeit tatsächlich gespart wird.
Wer behält die Kontrolle?
Ihr Team. Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei, bevor etwas das Büro verlässt. Bei der Rollenverteilung sind wir klar: Sie kennen Ihr Fach, etwa HOAI, VOB oder Ihre Verträge. Wir kennen die Werkzeuge und richten sie so ein, dass sie zu Ihren Abläufen passen.
Wo liegen die Daten?
Wir klären vor dem Start mit Ihnen, welche Daten die KI sehen darf und wo sie verarbeitet werden. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Teil unserer AGB. Wenn Ihre Daten Deutschland oder die EU nicht verlassen sollen, berücksichtigen wir das bei der Auswahl der Werkzeuge.
Für wen lohnt sich das?
Für Büros, deren Umsatz an der eigenen Arbeitszeit hängt: Planungs- und Ingenieurbüros, Bauunternehmen mit Bauleitung, Hausverwaltungen und Dienstleister mit vielen Projekten. Jede gesparte Stunde ist dort eine Stunde für das nächste Projekt. Wer nur gelegentlich ein Angebot schreibt, braucht keine Automatisierung, das sagen wir dann auch.
